Akeneo en PIM

Bij een kleine catalogus beheer je productdata gewoon in je webshop. Bij een grote catalogus wordt die webshop het verkeerde gereedschap, niet omdat hij het niet kan, maar omdat te veel mensen op te veel plekken aan dezelfde producten werken.

Dan heb je een PIM nodig: één plek waar productinformatie leeft, en van daaruit naar je shop, je marktplaatsen en je catalogi vertrekt. Wij werken daarvoor met Akeneo, en we bouwden zelf een PIM.

Waarom dit voor ons geen zijproject is

Medipim is onze eigen productdatabank voor de farmasector: zes miljoen producten, negen landen. Apotheken, groothandels en fabrikanten halen daar hun productinformatie uit.

Dat maakt een verschil dat je in een offerte niet ziet. We kennen pim software niet alleen als systeem waarmee we koppelen, maar ook als systeem dat aan de andere kant van die koppeling data moet leveren, met alle vragen die daarbij horen. Wie mag wat overschrijven. Wat gebeurt er met een veld dat in twee talen bestaat maar in één taal leeg is. Wat doe je met een product dat vandaag bestaat en morgen niet meer.

Die vragen kennen we van beide kanten van de lijn. Platformen vertelt meer over Medipim en onze eigen producten.

Wat we met Akeneo echt gedaan hebben

Geen partnerlogo, want we zijn geen officiële Akeneo-partner. Wel echte projecten.

• Molecule.Magento 2 met Akeneo als bron voor de productdata, inclusief het configureerbare deel van het assortiment. Meubelen, waar één product tientallen varianten in stof, kleur en afmeting heeft. Een klant die na tien jaar terugkwam voor een herbouw.
• 24pharma.De Akeneo-upgrade van v4 naar v7, met de eigen modules mee. Dat is het werk waar niemand een case over schrijft: een versiesprong van drie hoofdversies op een productieomgeving die intussen gewoon moet blijven verkopen. De volgende upgrade staat vandaag in hun SLA.
• Sereni.Akeneo naast een WordPress-omgeving die meer dan vijftig sites draagt.

En intern draaien we Akeneo in onze eigen Magento-demo-omgeving, zodat we niet op een klantproject hoeven uit te zoeken hoe iets werkt. Werk toont de projecten zelf.

Upgrades zijn het echte werk

De meeste Akeneo-vragen die bij ons binnenkomen gaan niet over een nieuwe installatie. Ze gaan over een Akeneo die drie of vier versies achterloopt, met maatwerkmodules die iemand jaren geleden schreef en die niemand sindsdien heeft aangeraakt. Dat is precies wat we bij 24pharma deden, van v4 naar v7.

Wat je mag verwachten dat we vooraf uitzoeken:

• welke maatwerkmodules mee moeten en welke intussen overbodig zijn
• wat er in de nieuwe versie standaard zit waar jij nu maatwerk voor hebt
• wat er met je bestaande productdata en attributenstructuur gebeurt
• op welke staging het eerst draait, en hoe lang

Een upgrade doen we niet rechtstreeks op productie. Dat lijkt evident en het gebeurt vaker dan je zou denken.

Eerst de vraag of je een PIM nodig hebt

Een pim systeem lost een organisatieprobleem op met software. Bestaat dat organisatieprobleem niet, dan koop je een tweede plek waar dezelfde fout kan staan. Onze eerste vraag is dus niet welke PIM, maar of je er een nodig hebt.

Waarschijnlijk wel, wanneer:

• meerdere mensen of afdelingen aan dezelfde productinformatie werken
• dezelfde producten naar meer dan één kanaal moeten: webshop, marktplaats, catalogus, dealerportaal
• je in meerdere talen of landen verkoopt en vertalingen een eigen leven leiden
• je leveranciers je data in tien verschillende formaten aanleveren
• niemand met zekerheid kan zeggen welke productbeschrijving de juiste is

Waarschijnlijk niet, wanneer:

• je catalogus klein en stabiel is en één persoon hem beheert
• je enkel via je eigen webshop verkoopt
• je grootste probleem eigenlijk voorraad of prijzen is, want dat zit in je ERP en niet in een PIM

In dat laatste geval zeggen we dat, en dan is Integraties het gesprek dat je wél moet hebben.

Waar de PIM ophoudt en het ERP begint

Dit is de discussie waar de meeste PIM-projecten op vastlopen, en ze gaat over eigenaarschap van data. Voor we iets synchroniseren, bepalen we per soort informatie welk systeem de bron van waarheid is.

Die grens klinkt duidelijk en is dat in de praktijk zelden. Prijzen staan bij veel bedrijven half in beide. Een artikelnummer wordt op drie plekken aangemaakt.

We tekenen die grens liever expliciet uit voor we bouwen dan dat we hem tijdens de bouw ontdekken. Integraties gaat dieper op koppelingen, foutopvolging en wat er gebeurt wanneer systemen elkaar tegenspreken.

Vragen die mensen ons stellen

Hebben we een PIM-systeem nodig? Alleen als productinformatie op meerdere plekken beheerd wordt of naar meerdere kanalen moet. Bij één webshop en één beheerder is een PIM een extra systeem zonder extra opbrengst. We zeggen het je liever voor je het koopt.

Zijn jullie een Akeneo-partner? Nee, we zijn geen officiële Akeneo-partner. We bouwen en onderhouden er wel mee in klantprojecten, en we hebben zelf een PIM gebouwd die vandaag zes miljoen producten draagt. Dat lijkt ons het nuttigere antwoord dan een logo.

Kunnen jullie onze Akeneo upgraden? Ja, dat is het werk dat we het vaakst doen rond Akeneo. Bij 24pharma gingen we van v4 naar v7, met de maatwerkmodules mee. We beginnen altijd met de vraag welk maatwerk nog nodig is, want een deel is in nieuwere versies standaard geworden.

Wat kost een PIM-implementatie? Ons uurtarief is €95. Wat het totaal wordt, hangt vooral af van de staat van je productdata en niet van Akeneo. Migreren van een propere bron is weken werk; opruimen terwijl je migreert is iets anders. Prijzen

Kunnen jullie Akeneo aan Magento koppelen? Ja, dat is de combinatie waarmee we het meest gewerkt hebben. Bij Molecule komt ook het configureerbare deel van het assortiment uit Akeneo. Magento en Hyvä

Werken jullie ook met andere PIM-systemen? Akeneo is degene waarmee we het meest gebouwd hebben, en Medipim is er een die we zelf draaien. Een ander PIM sluit niets uit: we beginnen bij de vraag welk systeem de bron van waarheid is, en die vraag blijft dezelfde ongeacht het merk.

Wie beheert de productdata na livegang? Jij. Een PIM waar wij de data in zetten heeft geen zin. We richten hem in, zorgen dat de structuur klopt en leiden de mensen op die er dagelijks in werken.