Een RFP indienen

Stuur ons je RFP, lastenboek, bestek of offerteaanvraag. Loopt er bij jou een formele selectieprocedure, dan werken we daar graag in mee, zolang we genoeg informatie hebben om een zinvol antwoord te geven. Moet je nog een bestek opmaken en heb je dus nog geen lastenboek, dan denken we daar graag over mee zonder dat je ons daarvoor moet aanstellen.

Een RFP hoeft voor ons niet lang te zijn. Een heldere briefing met het probleem, de context en de belangrijkste randvoorwaarden is vaak waardevoller dan honderd pagina’s specificaties.

Normaal laten we je binnen ongeveer een week weten of we de juiste studio zijn en wat volgens ons de beste volgende stap is.

Wat je ons stuurt

Hoe meer we hiervan weten, hoe concreter we kunnen antwoorden:

• Het probleem, niet alleen de voorgestelde oplossing.Wat loopt er vandaag mis, of wat wil je kunnen en kan je vandaag niet?
• De bestaande systemen.ERP, webshop, platform, PIM, CRM, databronnen en andere systemen waarmee we rekening moeten houden.
• Volumes.Producten, orders, klanten, gebruikers, transacties of data. Een ruwe inschatting is genoeg; schaal beïnvloedt technische keuzes sterk.
• Deadlines en waarom ze bestaan.Een contract, campagne, lancering, migratie of technologie die end-of-life gaat.
• Je budgetvork.Niet om onze prijs ernaartoe te schrijven, maar omdat een budget van €10.000 tot andere keuzes leidt dan €100.000. Prijzen publiceert ons tarief en onze vanafprijzen.
• Hoe de beslissing valt.Wie is betrokken, welke criteria wegen mee en wanneer wil je beslissen?

Heb je al een uitgebreid bestek, stuur het gerust mee. Heb je dat niet, maak er dan niet speciaal voor ons één: een goede beschrijving van het probleem en de context is genoeg om het gesprek te beginnen.

Wat je van ons terugkrijgt

Dat hangt af van hoe duidelijk de vraag al is.

• Een voorstel.Zijn scope, context en verwachtingen helder genoeg, dan maken we rechtstreeks een voorstel: hoe we het project zouden aanpakken, wat we verwachten dat het kost en wanneer we kunnen starten.
• Een voorstel voor discovery.Liggen er nog belangrijke functionele of technische vragen open, dan stellen we liever eerst een discovery voor dan een groot developmentbudget te ramen. Discovery is een apart traject met een eigen resultaat: daarna bouw je met ons, ga je met een andere partij verder, of beslis je dat er voorlopig niets moet komen. Hoe we werken legt uit wanneer we discovery aanraden en wat je ervan krijgt.
• Een ander advies.Soms denken we dat je beter bestaande software koopt, verder bouwt op wat je al hebt, of het probleem veel kleiner kan oplossen dan gedacht. Dan zeggen we dat ook.
• Een nee.Niet elk project past bij ons. Ligt de technologie, timing, scope of het type opdracht te ver van waar we goed in zijn, dan zeggen we dat liever vóór iedereen veel tijd in een selectieprocedure heeft gestoken. Waar mogelijk wijzen we je dan in een betere richting.

Wat we liever niet doen

• Gratis conceptwerk.We maken geen designs, prototypes of uitgebreide technische oplossingen op speculatie om een project te winnen. We delen onze aanpak en relevante ideeën tijdens een selectie, maar is er echte analyse, architectuur, UX of prototyping nodig voor een goed antwoord, dan behandelen we dat als werk met een eigen resultaat.
• Procedures die niet in verhouding staan tot het project.We begrijpen dat grotere organisaties formele procurement-, security- en complianceprocessen hebben, en daar werken we ook aan mee. Maar vraagt de selectieprocedure meer werk dan redelijk is voor de omvang van de opdracht, dan zeggen we dat. Soms betekent het dat we niet deelnemen.

We willen ook praten

Een RFP vertelt veel, maar niet alles. Voor we een definitief voorstel maken, willen we meestal ongeveer een uur spreken met de mensen die het probleem kennen en later met de oplossing moeten werken.

Dat gesprek helpt ons aannames uit het document te toetsen, vragen te stellen en te begrijpen wat er achter de requirements zit. Contact is de eenvoudigste plek om dat te starten.

Vragen die we vaak krijgen

Hoe snel reageren jullie op een RFP? Binnen ongeveer een week laten we weten of we deelnemen en wat volgens ons de juiste volgende stap is. Hebben we meer tijd nodig voor een inhoudelijk antwoord, dan zeggen we dat meteen.

Tekenen jullie een NDA? Ja. Is er gevoelige informatie nodig om je aanvraag te beoordelen, dan tekenen we vooraf een NDA.

Moeten we eerst een discovery doen? Voor een platform wel: die fase slaan we niet over. Voor een site of webshop niet, als de briefing helder genoeg is om verantwoord te ramen. Discovery

Kunnen jullie een vaste prijs geven op basis van een RFP? Is de scope duidelijk genoeg, dan maken we een voorstel en budgetinschatting. Bij grotere onzekerheden werken we met een ruimere vork of stellen we eerst discovery voor om die onzekerheid te verkleinen.

Reageren jullie op overheidsopdrachten? Dat bekijken we per opdracht. Inhoud, technologie, selectiecriteria en de omvang van de procedure moeten passen bij het soort projecten dat we doen.

Doen jullie gratis pitches of designs om een opdracht te winnen? We investeren tijd in een goed voorstel en gesprek, maar leveren geen uitgebreide analyse, architectuur, prototypes of designs op speculatie. Zodra dat niveau van werk nodig is, maken we er liever een afgebakend traject van.

Wie zit er vanuit Baldwin aan tafel? Mensen die je project inhoudelijk kunnen beoordelen: meestal een projectmanager, businessanalist of engineer, afhankelijk van de vraag. We hebben geen apart verkoopteam dat het project na ondertekening overdraagt aan een ander team.

Samenwerken legt uit hoe dat verder verloopt.